Appels de propositions du projet REM : processus de sélection et protection des informations confidentielles

Étapes franchies et échéances à venir

En décembre dernier, les sociétés et consortiums qualifiés pour les contrats IAC (ingénierie, approvisionnement et construction des infrastructures) et MRSEM (matériel roulant, systèmes et services d’exploitation et maintenance) ont signé des ententes avec CDPQ Infra leur donnant accès à l’ensemble des documents des appels de propositions.

Ces documents, de même que des rencontres d’information technique avec les experts de CDPQ Infra, leur permettront de préparer leurs soumissions au cours des prochains mois. La sélection des soumissionnaires aura lieu dans les semaines suivant le dépôt des propositions complètes. La construction pourra débuter par la suite, en vue d’une mise en service des premières rames à la fin de 2020.

Processus de sélection

À titre d’actionnaire de sociétés impliquées dans les appels de propositions du projet de REM, il est essentiel pour la Caisse d’encadrer le processus de sélection de manière claire et rigoureuse, pour garantir l’intégrité des décisions prises par sa filiale, CDPQ Infra. La Caisse doit également éviter que ses équipes d’investissement reçoivent de l’information confidentielle de CDPQ Infra concernant les sociétés impliquées dans les appels de propositions.

Ainsi, plusieurs mesures ont été mises en place pour assurer la pleine intégrité du processus de sélection de CDPQ Infra, au terme duquel les meilleures offres seront choisies.

Ce processus prévoit :

1. La formation d’un comité indépendant sur la probité et l’intégrité (le comité indépendant), composé de trois membres externes à CDPQ Infra et à la Caisse – Me William J. Atkinson, Ph.D., Ad. E., l'honorable Me Marie Deschamps, C.C., Ad. E., ex-juge à la Cour suprême du Canada et administratrice de sociétés, et Jean-Pierre Desrosiers, FCPA, FCA, administrateur de sociétés – qui supervisera le processus. (Des biographies sommaires des membres du comité indépendant sont fournies en annexe de ce communiqué). Le comité indépendant recevra les recommandations du comité de sélection et le rapport final des vérificateurs externes, et aura la responsabilité de s’assurer de l’intégrité et de la probité du processus des appels de propositions. Afin d’éviter toute possibilité ou apparence de conflit d’intérêts, le comité indépendant analysera les recommandations du comité de sélection et le rapport des vérificateurs externes, et aura la responsabilité de valider le processus qui a mené au choix des soumissionnaires retenus. L’avis du comité indépendant est final et rendu public par CDPQ Infra.
2. Des comités d’évaluation, formés d'experts, qui feront chacun l’analyse détaillée de leurs volets des propositions – ingénierie, matériel roulant, construction, aspects juridiques et financiers, etc. – et transmettront leurs recommandations au comité de sélection.
3. Un comité de sélection, formé de trois experts, qui sélectionnera les soumissionnaires gagnants à la lumière des recommandations des comités d’évaluation.
4. Deux vérificateurs externes – Knowles Consultancy pour l’appel de propositions relatif au contrat IAC, et André Dumais, vérificateur de processus de sélection, pour l’appel de propositions relatif au contrat MRSEM – sont respectivement chargés de surveiller chacun des processus, et d’attester de leur intégrité. Ces vérificateurs assisteront à toutes les réunions des comités et seront en copie de tous les échanges entre CDPQ Infra et les soumissionnaires.

Structure de gouvernance du processus de sélection

Pour éviter toute tentative d’influence, la composition des comités techniques (comité d’évaluation et comité de sélection) demeurera confidentielle. L’identité des membres du comité indépendant, responsable de valider l’intégrité du processus, est rendue publique pour éviter toute apparence de conflit d’intérêts. Toutes les propositions et les documents afférents, ainsi que la documentation relative aux délibérations des différents comités, seront conservés dans des locaux spécifiquement réservés à ces fins, à l’extérieur des bureaux de CDPQ Infra et de la Caisse. Finalement, toutes les réunions des comités d’évaluation, du comité de sélection et du comité indépendant se tiendront dans ces locaux, dont les accès sont extrêmement limités et qui font l’objet d’une surveillance continue.

Protection de l’information confidentielle

Conformément à son code d’éthique et aux meilleures pratiques de l’industrie, la Caisse a par ailleurs mis en place une série de mesures visant à empêcher tout échange d’information confidentielle entre ses équipes d’investissement et les équipes de CDPQ Infra. Ces mesures, adoptées par le conseil d’administration de la Caisse et détaillées dans une directive disponible sur le site web, incluent notamment :

• L’interdiction pour les équipes d’investissement de communiquer, divulguer ou partager avec les équipes de CDPQ Infra toute information confidentielle concernant les sociétés dans lesquelles la Caisse investit ou envisage d’investir;
• L’interdiction pour les équipes d’investissement de solliciter toute information de CDPQ Infra relativement aux sociétés impliquées dans les appels de propositions;
• La séparation physique du personnel et des dossiers de CDPQ Infra par le moyen de locaux séparés et d’un système de cartes d'accès qui contrôle strictement l’accès aux bureaux de CDPQ Infra;
• Une formation à l’attention des employés concernés, portant notamment sur la nature de l’information confidentielle et les restrictions sur la transmission et l’utilisation de telles informations, de même que sur les conséquences juridiques en cas de violation de ces règles, y compris les mesures disciplinaires internes, les procédures disciplinaires des commissions des valeurs mobilières, la responsabilité civile, pénale et criminelle;
• L’obligation pour les employés visés de signer une reconnaissance des règles de protection de l’information confidentielle et du respect de l’interdiction de communiquer ou de solliciter de l’information confidentielle sur les sociétés dans lesquelles la Caisse détient des participations.

Une directive visant des fins similaires a également été adoptée et mise en oeuvre par CDPQ Infra. Cette directive est disponible sur le site web de CDPQ Infra.